沟通计划

沟通计划:本文提供了一个实用的解释沟通计划．读完后，您将了解这个强大的通信工具的基础知识。本文还包含可下载和可编辑的沟通计划模板．

什么是沟通计划?

沟通计划是一种结构化的方法，用于向不同的涉众提供信息。详细的通信策略记录了谁必须接收哪些具体信息，什么时候必须提供这些信息，以及必须使用哪些渠道来实现这一目的。

沟通计划可以比作路线图，向内部、组织内部和外部环境的受众传达信息。例如，当一项新产品或计划推出时，必须将其传达给想要了解情况的人。有了这个工具，一个组织能够发送一个明确而具体的信息，并获得可衡量的结果。

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内部项目也可以从清晰的沟通计划中受益。这确定了谁负责生成和管理(机密)信息。沟通计划不仅仅是单方面传达信息，还包括提出问题和反问。毕竟，交流是双向的。

制定一份沟通计划可能非常耗时，但利大于弊。在项目开始时投入时间和精力可以节省大量时间，因为它明确了项目本身应该发生什么。制定沟通计划有很多原因。例子包括:

使用下面的步骤来创建一个有效的沟通计划。

通信计划模板- toolshero

事先想好要传达的信息的目的。最好的沟通策略可能取决于信息本身。如果必须传达一个目标，至少要确保信息或目标是明确的聪明的．明确一般和具体的沟通目标。

项目不会在真空中发生，所以理解和考虑一般的项目环境是很重要的。进行审核以确定当前的沟通状况。包括沟通员工或顾问，并与组织的各个部门交谈。

根据传播计划的目标，信息将被发送给特定的受众。了解受众是谁很重要。列出组织的所有目标群体，如成员、客户、员工、管理层、政府官员、合作伙伴等。

随后，确定必须传达的内容。要考虑内容、语气、语言和结构。在创建信息时，必须考虑到受众。因此，建议先确定消息的内容，然后有效地进行传递。

信息的语气将在一定程度上决定听众的反应。如果这种语气过于激进，或者在任何方面过于极端，观众都不会太注意它。过于积极的语调通常比诉诸消极情绪(如愤怒或恐惧)更有效。

同时也要努力使语言水平与听众相匹配。在这样做时，区分正式或非正式，简单或复杂，引用名人或个人而不包括其他人。

如果信息太不正式，听众可能会觉得他们的表达方式不适合发送者。如果信息太正式，听众可能会觉得你根本没有在跟他们讲话。简洁、清晰、有效、准确地表达其意图的语言更为合适。

在这一步中，必须决定哪一种或几种媒体渠道最有效地传递信息。考虑目标受众。他们使用什么媒体?通过使用他们最常用的媒介，可以更容易地接触到受众。问自己以下几个问题:

为了达到沟通的目标，所采取的步骤必须有计划和有时间。确定必须首先发送消息的时间、由哪些人共享消息的方式和时间以及消息必须保持可用的时间。如果重复一遍，听众可能会更好地理解信息。

在沟通计划的整个过程中，收集反馈是很重要的。例如，信息可能需要调整，因为受众没有正确地解释它或因为它包含错误。与此同时，注意信息何时有效也很重要。

当点击发送按钮时，通信不会停止。花点时间观察沟通是否有效。询问人们是否理解了信息，或者检查他们是否记得(部分)信息。如果结果不令人满意，实施必要的改变，使沟通更有效。

使用不同的沟通方式鼓励不同涉众的参与。从相对简单的方法，如电话或电子邮件，到更复杂的方法，如互联网上的协作平台，不同的利益相关者在交流方面有不同的需求。

当在撰写传播计划的过程中，决定使用相对复杂的媒介来传达信息时，最好包含一份手册，其中包含详细说明受众如何访问信息的逐步计划。

在正确的情况下使用正确的技术是很重要的。当必须与利益相关者分享有关项目的信息时，可以使用电话、电话会议、电子邮件或虚拟会议。如果目标是就问题或新想法进行头脑风暴，那么最好使用协作门户，在那里可以保存和共享想法或建议。

此外，这样的门户可以用来存储文档、状态报告、注释或通过燃尽图来跟踪时间计划。

开始使用此通信计划模板列出谁必须接收哪些特定信息、何时必须提供这些信息以及必须为此目的使用哪些通道。

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你怎么看?你熟悉沟通计划的解释吗?你将来会使用这个计划来确保更有效的沟通吗?你认为哪些因素有助于有效的沟通策划过程?你有什么建议或额外的意见吗?

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